Ausgangslage
Bei Johnny and Fred aus Ganderkesee kommen viele Daten zusammen: Produktdaten und Bilder mehrerer Teamsport-Hersteller, Verfügbarkeiten, Rabattstaffeln für Veredelungen und Kundendaten aus der Warenwirtschaft Lexware. Jeder Hersteller liefert seine Daten anders. Seit 2023 arbeiten wir daran, diese Daten so aufzubereiten und zu verbinden, dass Shop, Warenwirtschaft und Newsletter möglichst ohne Handarbeit damit arbeiten können.
Umsetzung
Datenquellen erschließen
Im April 2023 haben wir die Mengenrabatte für Veredelungen im Shop eingebaut. Im Juni haben wir die Hersteller wegen des Datenaustauschs kontaktiert, uns in deren Händlerportale eingearbeitet und den Zugriff auf die Produktdaten beantragt. Parallel haben wir nach Lösungen für eine Schnittstelle zwischen Shop und Lexware gesucht. In mehreren Terminen haben wir Strategie, Schnittstellen und Warenwirtschaft besprochen.
Import-Scripte für die Produktdaten
Für die Produktdaten haben wir eine Matrix aufgebaut, die die Artikeldaten eines Herstellers den Feldern des Shops zuordnet, und daraus ein Script für die halbautomatische Umwandlung entwickelt. Darüber haben wir:
- Produktdaten und Bilder geladen und fehlende Bilder anhand des Fehlerprotokolls nachgezogen
- die Veredelungslogik auf alle importierten Produkte übertragen
- die Scripte für alle drei Hersteller um Rabattstaffeln erweitert und die Darstellung vereinheitlicht
- bei einem Hersteller den Bilderdownload auf einen direkten Abruf aus dessen Verzeichnis umgestellt, damit Aktualisierungen schlanker laufen
Im September 2023 haben wir das Script auf dem eigenen Server von Johnny and Fred installiert. Mit den Plattformwechseln des Shops sind die Scripte mitgewandert: 2023 für Shopify, 2024 für WooCommerce und 2025 wieder für Shopify, dort als Schnittstelle, die alle Hersteller in den Shop synchronisiert.
Verfügbarkeiten
Ab Januar 2024 kamen die Verfügbarkeiten dazu: erst als Teil der Produktstammdaten, im April 2024 als automatisierte Abfrage. Im Juli 2024 entstand ein Synchronisations-Script auf neuer technischer Basis, das die Bestände automatisch abgleicht und auf einem eigenen Cloud-Server läuft. Seitdem passen wir die Scripte an, wenn Hersteller ihre Datenstruktur ändern – zuletzt im Januar 2026.
Die Verbindung zu Lexware
Im September 2023 haben wir verschiedene Schnittstellen-Lösungen zwischen Shop und Lexware verglichen und eine davon testweise installiert. Im Frühjahr 2025 haben wir die Lexware-Daten analysiert, Herstellerlisten für die Erfassung in Lexware aufbereitet und ein Werkzeug für den Abgleich der Artikeldaten entwickelt, das wir im Mai 2025 eingeführt haben. Danach haben wir ein Konzept für eine Konfigurationsoberfläche erarbeitet. Im August 2026 folgten ein Artikelimporter für die Sportwear-Hersteller und eine Import-Schnittstelle, die wir weiter ausbauen.
Kundendaten für den Newsletter
Auch der Newsletter braucht gepflegte Daten. Im Juni 2023 haben wir Kundendaten testweise in das Newsletter-System importiert, im August Shop und Newsletter verknüpft, inklusive automatischer Willkommens-Mail. Im Februar 2024 haben wir die Kunden- und Kontaktdaten aus der Warenwirtschaft aufbereitet, Dubletten bereinigt, eine Umwandlungsmatrix verfeinert und eine Formel für die persönliche Anrede entwickelt, die alle künftigen Fälle abdeckt. Im Februar 2025 haben wir den Verteiler um rund 230 neue Empfänger erweitert.
Ergebnis
Die Produktdaten mehrerer Hersteller laufen über eigene Scripte in den Shop, inklusive Bildern, Rabattstaffeln, Veredelungslogik und Verfügbarkeiten. Kundendaten aus der Warenwirtschaft sind für den Newsletter aufbereitet und mit persönlicher Anrede nutzbar. Die Verbindung zu Lexware bauen wir weiter aus.