Ausgangslage
Das Ankerhuus in Carolinensiel besteht aus zwei Ferienhaushälften. Gäste sollten sie auf mehreren Wegen buchen können: direkt über die eigene Website und über bekannte Portale. Damit dabei nichts doppelt vergeben wird, braucht es eine Stelle, an der alle Buchungen und Kalender zusammenlaufen.
Im August 2021 haben wir geprüft, ob die Buchungssoftware Smoobu mit Traum-Ferienwohnungen zusammenarbeitet, und uns das beim Anbieter bestätigen lassen. Dann ging es los.
Umsetzung
Smoobu als Schaltzentrale (September und Oktober 2021)
- Wir haben uns in Smoobu eingearbeitet und beide Haushälften im Backend angelegt. Alle Inhalte und Rahmenbedingungen für die Buchung haben wir gemeinsam mit den Eigentümern besprochen.
- Wir haben geprüft, wie Anzahlung und Kaution im Rechnungsprozess abgebildet werden, und offene Fragen in einem Gespräch mit dem Smoobu-Support geklärt.
- Mindestaufenthalte, Anreisetage und die übrigen Buchungsregeln haben wir für die kommenden Jahre im Backend hinterlegt, dazu PayPal als Zahlungsweg.
Direkt buchen über die eigene Website
Die Buchungsmaske von Smoobu haben wir in die Unterkunftsseite der eigenen Website eingebunden. Nach einer ersten Testbuchung haben wir die Rechnungsvorlage gestaltet und die Buchungsformulare durchgetestet. Anfang November 2021 kam die erste echte Buchung über die eigene Website herein. Wir haben alle Abläufe dahinter geprüft, die automatischen Abgleiche liefen reibungslos. Danach haben wir eine Mailvorlage gebaut, die Buchungsbestätigung und Rechnung automatisch zusammenstellt.
Traum-Ferienwohnungen und Booking.com
- Bei Traum-Ferienwohnungen haben wir ein Konto eröffnet, beide Objekte angelegt und mit Smoobu verbunden. Das Inserat haben wir mit allen verfügbaren Fotos ausgebaut und ergänzt, dass Handtücher und Bettwäsche inklusive sind.
- Bei Booking.com haben wir ein Konto eingerichtet, die Schnittstelle zu Smoobu hergestellt und den Eintrag gepflegt: Texte, Hinweis zur Kurtaxe, sortierte Bilder und ein überarbeitetes Startfoto. Mit dem Support haben wir geklärt, dass das Haus in Carolinensiel verortet wird.
- Die zweite Haushälfte haben wir bei Booking.com von Hand konfiguriert und Ende November noch einmal komplett neu aufgesetzt.
- Für Buchungen über Booking.com haben wir eine eigene Mailvorlage angelegt, weil hier Bestätigung und Rechnung anders laufen als bei Direktbuchungen.
Feinarbeit an Regeln und Kalendern (November 2021 bis Februar 2022)
Damit alle Kanäle dasselbe anbieten, haben wir eine Übersicht aller Buchungseinstellungen auf allen Portalen erstellt. Mitte November haben wir in Absprache mit den Eigentümern auf Wochenintervalle mit Anreise am Samstag umgestellt. Ende November wurden die Beschränkungen auf bestimmte Wochentage wieder aufgehoben, was wir auf der Website, bei Booking.com und bei Traum-Ferienwohnungen umgesetzt und getestet haben. Im Januar 2022 haben wir die Vier-Sterne-Klassifizierung bei den Portalen hinterlegt, im Februar eine geänderte Reinigungsgebühr an allen Stellen gleichzeitig angepasst.
Ergebnis
Ab Herbst 2021 war das Ankerhuus über die eigene Website, Booking.com und Traum-Ferienwohnungen buchbar. Buchungen und Kalender liefen in Smoobu zusammen und wurden mit den Portalen abgeglichen, Mailvorlagen und Rechnungen entstanden automatisch. Mit dem Wechsel zur Vermarktung über einen externen Partner wurde dieses Modell Anfang 2023 abgelöst.